Print
Hits: 2892

U bespaart veel tijd met de Internouveau IMB - VCA - Document Bundler.
U kunt met één druk op de knop uw verplichte VCA documenten per project genereren.

 

Uw standaard bedrijfsgegevens vult u eenmalig in uw templates in.

Gemak

Per project vult u eenmalig de gegevens van het betreffende project in. Na het invoeren van uw unieke Projectnummer / Werknummer wordt automatisch een folder op uw computer aangemaakt met als naam het ingevoerde Projectnummer / Werknummer. In deze folder worden vervolgens alle VCA documenten voor uw project aangemaakt en gevuld met de gegevens die u net hebt ingevuld in het gegevensblad.

Wanneer er projectgegevens moeten worden aangepast opent u het gegevensblad voor het betreffende project in de folder die automatisch is aangemaakt. U voert de wijziging(en) in en met één druk op de knop worden alle VCA documenten die bij dit project horen automatisch aangepast en bewaard.

Installatie

Internouveau IMB - VCA - Document Bundler wordt geleverd als installatie bestand. Tijdens de installatie kunt u aangeven waar u de Internouveau IMB - VCA - Document Bundler geïnstalleerd wilt hebben. Standaard staat “Mijn documenten” ingesteld maar u mag dit wijzigen , zolang u en uw medewerkers maar schrijfrechten hebben op de folder die u kiest.

U kunt er voor kiezen om een snelkoppeling op uw bureaublad te plaatsen zodat u altijd snel toegang heeft tot de Internouveau IMB - VCA - Document Bundler.

Na de installatie kunt u de templates naar de behoefte van uw bedrijf aanpassen.

Wanneer u de Internouveau IMB - VCA - Document Bundler voor de eerste keer gebruikt zult u eenmalig in een setup scherm de standaard template folder en de projecten folder moeten kiezen. Deze gegevens worden voor u als gebruiker weggeschreven. Bij een volgend gebruik zullen uw VCA documenten automatisch in de juiste folder worden aangemaakt.

Setup wijzigen

Het is mogelijk om de setup instellingen op een later moment weer te wijzigen. U gaat dan in het tabblad “Internouveau IMB - VCA” en klikt op setup. In het setup scherm kunt u vervolgens de nieuwe template en/of project map aangeven.

Wanneer u de setup gegevens heeft bewaard gelden vanaf dat moment de nieuwe instellingen.

Opmerking

In dit document worden een aantal voorbeelden gebruikt. Omdat het gaat om de uitleg van de functionaliteit hebben wij niet alle documenten als voorbeeld meegenomen. Er kunnen vele Word documenten worden gegenereerd en ge-update door de Internouveau IMB - VCA - Document Bundler.

 


Beschrijving van de functionaliteit

Eerste gebruik

Wanneer u de Internouveau IMB - VCA - Document Bundler voor de eerste keer gebruikt krijgt u een setup scherm.

Setup

 

U zoekt de Internouveau IMB - VCA - Document Bundler template map (folder) op en de projectmap. Wanneer u dat heeft gedaan krijgt u een scherm met de mappen en u klikt op “Bewaar”. Het setup scherm sluit en u komt in de datasheet (gegevensblad) terecht.

Setup - ingevoerd

U mag hier een eigen map instellen zolang u daarop schrijfrechten heeft.

 

De datasheet (gegevensblad)

De datasheet is nog leeg. Door op “Dubbel-click hier om te starten” te klikken komt u in het verplichte veld Projectnr. / Werknr. terecht. U voert uw unieke Project- / Werknummer in en drukt op “Tab”. Op dit moment wordt een unieke map aangemaakt met als mapnaam het unieke Project- / Werknummer wat u heeft ingevoerd. Ook wordt op dit moment een document in die map aangemaakt met als naam uw ingevoerde “Project- / Werknummer Data Sheet.docx”

   

 

Voorbeeld:

Er is als Projectnr. / Werknr. “010” ingevoerd. Na dat u een “Tab” heeft gegeven wordt de documentnaam:

010 Data Sheet.docx

 

Wanneer u alle projectgegevens heeft ingevuld klikt u in het lint (bovenin) op het tabblad “Internouveau IMB –VCA”.

U ziet de knop “Create Bundle” en u klikt daar op.

 

Nu worden alle VCA documenten gegenereerd die in de template map staan en gevuld met de project gegevens die u zojuist in de datasheet  (datablad) heeft ingevoerd en bewaard in de projectmap met het unieke Project- / Werknummer. De namen van de documenten zijn gelijk aan die in de template map, behalve de datasheet. Alle documenten zijn nu ook automatisch gekoppeld aan de datasheet.

Een aantal voorbeelden van ingevulde documenten:

010 Data Sheet.docx

 

 

De gegevens van het Projectveiligheidsplan worden automatisch gevuld met de gegevens die u heeft ingevuld in de datasheet.

Uw standaard bedrijfsgegevens had u na de installatie al ingevuld en worden hier ook gebruikt zoals bijvoorbeeld uw bedrijfsnaam.

De projectgegevens zijn steeds weer nieuw voor ieder project, deze heeft u ingevuld in de datasheet die bij het project hoort.

Projectveiligheidsplan.docx

 

 

In het Projectveiligheidsplan zit een pagina met een risico inventarisatie. In deze pagina staan ook weer gegevens die bij het project horen en die ook al in de eerste pagina van het Projectveiligheidsplan staan.

Alle gegevens die in het document herhalend terug komen zij gekoppeld aan de gegevens die in de datasheet zijn ingevuld.

 

Verder op in het Projectveiligheidsplan zit een pagina met de vereiste PBM en specifieke vereisten. Ook hier zijn de bijbehorende project gegevens gekoppeld.

 

Stel dat u nog een toolbox meeting valbeveiliging heeft. Ook dit document wordt meegenomen:

Toolbox Valbeveiliging.docx

 

 

Updaten van de datasheet gegevens

Het kan zijn dat u bij het aanmaken van de VCA documenten (Create Bundle) nog niet alle projectgegevens voor handen had of u komt er achter dat u ergens een typefout heeft gemaakt of er moeten gegevens worden gewijzigd.

U kunt heel eenvoudig in de datasheet de wijzigingen invoeren en vervolgens met één druk op de knop alle bijbehorende VCA documenten voor dit project updaten.

U opent de “010 Data Sheet.docx” in de projectmap.

 

U voert de wijzigingen in en gaat in het lint (bovenin) naar het tabblad “Internouveau IMB -VCA”

 

U zorgt er voor dat u alle overige Word documenten heeft bewaard en afgesloten. (Dit is nodig om conflicten te voorkomen).

U klikt op “Update Bundle” en vervolgens worden in alle bijbehorende VCA documenten de wijzigingen doorgevoerd en de documenten worden automatisch opgeslagen.

U kunt de wijzigingen controleren door de documenten te openen in de projectmap.

De gegevens die u in de datasheet invult en/of wijzigt mag u niet in de bijbehorende VCA documenten wijzigen. (U doet dat immers in de datasheet). Alle overige gegevens en teksten kunt u aanpassen en opslaan.

 

Afdrukken

U kunt er voor kiezen om alle VCA project documenten in één keer af te drukken. (Deze mogelijkheid is afhankelijk van uw Windows omgeving. Vraag uw systeembeheerder naar de mogelijkheden).

Wanneer u alle VCA projectdocumenten selecteert in de Windows Verkenner en een “Rechter muisklik” uitvoert komen er een aantal mogelijkheden in beeld waarvan er één is “Afdrukken”.